选择新系统? 从需求开始

By Ilona戴维斯 2017年11月10日,

本文最初发表在TidestoneSolutions网站上.com.

这里有5个要点可以帮助你踏上成功之路

今天, 几乎没有任何商业运作可以不使用技术, 是否正确的企业bet5365最新线路检测管理(ERM)系统, 客户关系管理(CRM)软件, 销售点(POS)平台, 电子商务平台, 或商业智能(BI)报告. 没有合适的信息技术(IT)策略来支持，组织的业务策略就无法存在, 而成功的方法必须包括包括业务和IT策略的路线图. 在开始系统选择和实现项目时，请记住以下要点.

1. 理解您的需求

需求是指您需要软件能够做什么，以便成为您的业务的有效和高效的工具. 了解您的需求是启动软件选择过程的第一步. 让我们首先区分“项目范围”及其“需求”.” The scope of a project defines the work that needs to be accomplished; whereas, 需求是项目所需要的规格说明，并将在项目计划中构建出来. 需求将激发管理层和其他涉众之间的对话. 通过创建一个正式的列表并分解需求, 你将不太可能错过任何关键的需求. 虽然这需要时间和bet5365最新线路检测, 确定这一步将为公司的成功奠定基础，并帮助确保你从你的金融投资中获得最大收益. 另外, 建立需求可以帮助您有机地定义组织的选择和实现活动中的角色. 这些角色根据人员的职责范围在组织中负责任.

以下是基本要求类别的例子:

• 需要软件支持的所有业务流程
• 部门的功能需求
• 报表需求
• 监管要求
• 特定控制标准(操作、财务等.)
• 安全功能
• 系统集成点供应商帮助台支持
• 确定云或本地系统
• 终端用户的易用性
• 补丁管理和更新管理
• 总拥有成本

2. 让组织中的其他人参与进来

创建项目范围和需求列表是很重要的, 让组织内不同业务职能的人员参与进来也是关键. 一个集成的软件系统会影响多个部门，所以从所有潜在的最终用户那里获得洞察力是很重要的. 采访这些人，记录并确定他们的需求. 同时，确保每个人都理解“想要”和“需要”之间的区别. 什么 必须 该业务作为新技术实现的一部分? 没有什么我们绝对无法生活? 或者，有什么真的很好? 把这看作是蛋糕上的糖衣, 但不一定是必须的, 尤其是在权衡成本选择时. 最后, create a formal list of all the needs and wants across the organization’s departments to understand how one system can suit the business; these will be fundamental to the development of the set of requirements.

为每个部门定义需求将有机地识别当前状态过程的无效率, 未来系统需要的关键特性, 以及其他部门间的需要, 在为正式的, 有组织的方法选择一个适当的系统，而不支付更多的费用，因为效率低下.

3. 选择项目负责人

确定一个项目经理或协调人来领导团队并监督选择和实施过程是很重要的. 这个人可以帮助确定核心团队(通常是参与系统选择和实现的同一组). 项目负责人将组织工作会议，以确定在每个适用的部门中需要和/或需要什么需求. 一旦你有了这些信息, 您可以开始确定跨组织的需求的大图景，以满足所有的操作, 资金和技术需求.

4. 将需求列表形式化

作为系统需求收集练习的结果，应该出现的一个关键结果是对组织内从上到下的当前业务流程流进行审查. 利用这个机会，把所有受影响的业务领域作为一个整体来看待，并具体地从头到尾理解工作流, 公司将开始看到可以改进的地方. 例如, 可能会有机会重组部门或团队，或改进手工流程以提高效率. 这反过来又会对您最终选择的系统产生影响. 这也将允许组织理解公司应用程序环境中与其他系统的集成点. 然后，项目管理团队将对系统的当前状态有很强的理解, 这将帮助他们确保新系统得到有效支持.

注意这一点至关重要, 软件供应商可能对他们的系统有一个“开箱即用”的工作流, 但是，对于企业来说，有通用工作流和功能无法满足的需求和愿望是很常见的. 通过正式地记录需求并对您的各个业务流程有深刻的理解, 您将能够定义和沟通系统对您的业务需要什么以及为什么需要.

5. 寻求帮助

我们再怎么强调项目管理对于成功的系统选择和实施的重要性也不为过. 通常，组织意识到他们可能不具备领导这样一个项目的合适的内部技能组合，并指望值得信任的顾问协助，这是没问题的. 进一步, 组织可能没有一个在需求收集过程中有经验的顾问所提供的洞察力的好处. 支付援助费用会节省成本，这听起来可能有悖直觉，但事实并非如此. 正确地做这个练习将为正确的选择和成功的实施做好准备, 哪项投资比较大. 在错误的系统上花费数千甚至数百万美元，远比聘请合适的外部人员进行项目管理要昂贵得多.

结论

当选择正确, 技术可以帮助您的企业提高运营效率和效率, 质量控制, 自动化技术和财务控制. 挑战在于，技术行业和你的业务需求一样快, 确定支持您的业务的正确的应用程序规模和布局以及从哪里开始可能是一件非常困难的事情. 然而, 如上所述的正式的系统需求练习可以减轻“煮沸海洋”的感觉，并为成功的系统选择和实现做好准备.